Cómo acelerar las tareas con las alarmas del Automotor y el Calendario en Mac

Automatizar las tareas es una manera estupenda de hacer las cosas más rápido. Una cosa que puedes hacer es configurar el Calendario de tu Mac para que abra automáticamente un archivo por ti cuando comience un evento. Y puedes hacerlo directamente en la propia aplicación Calendario. ¿Pero qué pasa si quieres abrir una aplicación para tomar notas, añadir un recordatorio a tu lista o empezar el día más rápido?

Te mostraremos algunas formas prácticas de usar la función de Alarmas del Calendario en Mac Automator para acelerar ese tipo de tareas.

Alarmas de Automator y Calendario en Mac

Prepárate con Automator

Para cada uno de los flujos de trabajo de Alerta de Calendario que configuraremos a continuación, seguirá unos sencillos pasos para empezar; abra Automator y cree un flujo de trabajo de Alerta de Calendario.

1) Abrir Automator desde la carpeta de Aplicaciones o buscando con Spotlight.

2) Haz clic en Nuevo documento.

3) Luego escoge Alarma de calendario y presiona el botón Escoger.

Después de configurar un flujo de trabajo a continuación, lo guardarás (Archivo > Guardar) y le darás un nombre. El evento se colocará entonces en su calendario con ese nombre. A continuación, puedes ir a la aplicación Calendario y cambiar la fecha y/o la hora si lo deseas.

Lo bueno de esto es que también puedes configurarlo para que se repita. Esta opción será muy útil para algunos de los flujos de trabajo que aparecen a continuación.

Abra una aplicación para su reunión

Para tomar o hacer referencia a las notas durante una reunión o una llamada en conferencia, puede hacer que la aplicación Notas se abra directamente para usted.

1) Asegúrese de que Acciones esté seleccionado en la parte superior de la barra lateral izquierda y elija Utilidades en la lista.

2) A la derecha, encuentra la aplicación de lanzamiento y arrástrala a la ventana de flujo de trabajo.

3) En el cuadro desplegable, elija Notas.

4) Guarda el flujo de trabajo.

Y eso es todo lo que hay que hacer! Puedes configurar la hora de la alerta para que coincida con tu reunión o conferencia telefónica abriéndola en la aplicación Calendario.

Abre las aplicaciones a la misma hora cada día

De la misma manera que se abre una aplicación para una reunión, puedes tener las mismas aplicaciones abiertas a la misma hora cada día. Esto es conveniente si empiezas cada día de trabajo usando las mismas. Para nuestro ejemplo, abriremos Slack, Safari y Mail a las 8AM cada día, de lunes a viernes.

1) Seleccione Acciones en la parte superior de la barra lateral y elija Utilidades en la lista.

2) A la derecha, haga clic en Iniciar aplicación y arrástrela a la ventana de flujo de trabajo.

3) En el cuadro desplegable, elija Otros > Holgazán.

4) Siga los mismos pasos anteriores, 1 y 2, para añadir otra acción de la Aplicación de lanzamiento y luego elija la siguiente aplicación, Safari. Haz lo mismo para la siguiente aplicación que quieras abrir.

Una vez que guardes el flujo de trabajo, ve a la aplicación Calendario y selecciona el evento. Elige la hora del evento y luego haz clic en el cuadro desplegable Repetir para que se ejecute todos los días de la semana, de lunes a viernes.

Crear recordatorios

Otra cosa genial que puedes hacer con las alarmas de calendario de los automovilistas es crear recordatorios. Puedes crear automáticamente un recordatorio, añadirlo a una lista nueva o existente, asignar una fecha y darle prioridad. Además, puedes hacer que se inicie la aplicación Recordatorios si quieres o simplemente hacer que se añada el recordatorio y verlo más tarde.

1) Selecciona Acciones en la parte superior de la barra lateral y elige Utilidades en la lista.

2) Si no quieres iniciar la aplicación, pasa al siguiente paso. Si quieres que se abra la aplicación Recordatorios, haz clic en Iniciar aplicación, arrástrala a la ventana de flujo de trabajo y elige Recordatorios.

3) Elija Mail en la lista de la Biblioteca, seleccione New Reminders Item y arrástrelo a la ventana de flujo de trabajo. (Si agregó la acción Iniciar aplicación al flujo de trabajo en el paso 2, asegúrese de agregar esta acción debajo de esa).

4) Añade el título y elige la lista o crea una nueva. Opcionalmente, puede marcar las casillas de Prioridad y Fecha de vencimiento y hacer esas selecciones.

Guarda el flujo de trabajo y luego ve a tu Calendario para establecer una hora e incluso haz que este flujo de trabajo se repita si quieres. Luego, cuando abras los Recordatorios, verás tus nuevos elementos según lo programado.

Aunque puedes crear recordatorios repetidos en la propia aplicación, esto es útil para crearlos en fechas y horas irregulares en función de los eventos de tu Calendario.

Crear correos electrónicos regulares

Aunque hay muchas maneras adicionales de usar las Alarmas de Calendario Automático, vamos a mostrarte sólo una más útil.

Si envía correos electrónicos a la misma persona de forma regular, puede hacer que se abra una ventana de mensaje de correo electrónico, dirigida a esa persona y con una plantilla. Así que todo lo que tienes que hacer es añadir las novedades del día o de la semana y pulsar Enviar.

1) Seleccione Acciones en la parte superior de la barra lateral y elija Utilidades de la lista.

2) Elija Mail en la lista de la Biblioteca, seleccione New Mail Message (Mensaje de correo nuevo) y arrástrelo a la ventana de flujo de trabajo.

3) Ingresa la dirección de correo electrónico de tu destinatario o haz clic en el ícono de Contactos y selecciónalos de tu lista. Puedes agregar más de una dirección si es necesario, sólo sepáralas con comas. Y opcionalmente, puedes introducir las direcciones CC y CCO.

4) Agregue su línea de Asunto.

5) Si quieres crear una plantilla, puedes introducir ese texto en el área de mensajes. De lo contrario, puede dejarlo en blanco y escribir un nuevo mensaje cada vez.

Para probar tu nuevo mensaje de correo, haz clic en el botón Ejecutar en la parte superior de la ventana de Automator. Esto debería activar una ventana de mensaje de correo nuevo con los detalles que acabas de introducir.

Ahora guarda tu flujo de trabajo como los otros anteriores, ve a tu Calendario y ajusta la fecha y la hora y configura un evento repetitivo si quieres.

Esta es una forma conveniente de crear un mensaje regular a tu jefe con tu resumen de trabajo, a tu equipo con una actualización o algo similar que envíes a diario o semanalmente.

Conclusión

Como mencionamos, hay muchas otras maneras en las que puedes usar las alarmas del calendario de Automator además de estas sugerencias. Con suerte, podrás probar una de ellas y acelerar tus tareas. Pero si tienes otra que te gustaría sugerir, por favor hazlo abajo para que podamos intentarlo también!

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